Digitalisierung des Qualitätsmanagements im Bildungsbereich
ibis acam: Vorsprung durch MOXIS
Der Bildungsträger ibis acam nutzt die elektronische Signatur für ein umfangreiches Qualitätsmanagement gegenüber seinen Auftraggebern. MOXIS unterstützt die Digitalisierungsagenda des Unternehmens in zentraler Funktion.
Leopold Fischl, CFO
Gegründet 1993 in Vorarlberg, ist ibis acam heute einer der erfolgreichsten privaten Bildungsträger in Österreich. Das Unternehmen unterstützt Arbeitssuchende mit vielfältigen Weiterbildungs- und Coachingangeboten. Im Mittelpunkt stehen dabei Menschen, deren Integration in den ersten Arbeitsmarkt oftmals von Hindernissen gekennzeichnet ist: junge Berufseinsteiger*innen, Migrant*innen und ältere Menschen. Hauptauftraggeber von ibis acam ist das österreichische Arbeitsmarktservice (AMS). „Die nachhaltige Qualifizierung für den Jobeinstieg oder Wiedereinstieg steht für die 700 Mitarbeiter*innen dabei an oberster Stelle“, sagt CFO Leopold Fischl. Das Credo des Unternehmens bringt es auf den Punkt: „empowering people!“
Der Finanzverantwortliche des Unternehmens ist es auch, der Digitalisierungskonzepte unternehmensweit vorantreibt. Dabei ist das „virtuelle Klassenzimmer“ seit vielen Jahren fester Bestandteil des Kursangebots: Schon seit 2015 bietet ibis acam digitale Varianten der Kurse an. Für CFO Fischl ist diese behutsam aufgebaute Struktur der entscheidende Grund, warum die Corona-Krise das Unternehmen nicht unvorbereitet getroffen hat. „Zu Beginn des Lockdowns haben wir unser gesamtes Kursangebot innerhalb weniger Tage – quasi übers Wochenende – digitalisieren müssen. Aufgabe war es, im Distance Learning 5.000 Teilnehmer*innen auf die digitalen Plattformen zu bringen und die Angebote darauf abzustimmen“, erzählt Leopold Fischl. „Wir haben“, sagt er nicht ohne Stolz, „in diesem ambitionierten Prozess kaum jemanden verloren, die Quote lag bei annähernd 100 Prozent!“
Qualität von Originaldokumenten
Der jüngste Baustein seiner Digitalisierungsagenda ist MOXIS. „Elektronische Signaturen entsprechen einfach der dezentralen Struktur von ibis acam. Unsere Coaches sind auf 50 bis 60 Standorte in ganz Österreich verteilt. Die Digitalisierung von Signaturprozessen ist da nur eine folgerichtige Innovation.“ ibis acam nutzt ein ERP-System, das sämtliche Leistungen dokumentiert, denn der Bildungsträger ist verpflichtet, diese Leistungen jederzeit gegenüber den Auftraggebern, vor allem dem AMS, nachzuweisen – und zwar in einer Qualität, die den Originaldokumenten entspricht. Die Korrektheit der Aufzeichnungen wird bei ibis acam standardmäßig mit drei Signaturen unter dem Dokument nachgewiesen: Die Lehrkraft, die selbst die Leistung erfasst, der/die jeweilige Vorgesetzte und schließlich eine weitere Stelle, die diese Aufzeichnungen kontrolliert und weiterverarbeitet. Ein Prozess, der im Monatsrhythmus zu erfüllen ist.
„Bis vor wenigen Monaten war das alles noch papiergebunden und hat einen entsprechenden Aufwand erzeugt“, sagt Leopold Fischl. „Eine suboptimale Konstellation, die prädestiniert war für die Integration der elektronischen Signatur ins ERP mit MOXIS. Denn auch Signaturen sind bei uns Teamarbeit.“ Durchgestartet ist das Projekt Anfang 2020. Die erste Version wurde bereits Ende Februar live geschaltet. Fischl: „Unser erster Testlauf mit einer ausgewählten Testgruppe hat perfekt funktioniert. Geplant war dann ein schrittweiser Roll-out über das Jahr hinweg. Bundesland für Bundesland.“
1.500 Arbeitsstunden eingespart
Dann ist Corona dazwischen gekommen. Mit der Folge, dass die Coaches über Nacht nicht mehr auf 60 Standorte verteilt waren, sondern auf 700 Homeoffices – für jede*n einzelne*n Coach*in ein Standort. Die zentrale Herausforderung für ibis acam bestand darin, dass der neue Signatur-Prozess nicht nur weiterlaufen musste, sondern plötzlich ein völlig neues Anforderungsprofil entstanden war. „So war die Entscheidung schnell klar, dass wir den eingeschlagenen Weg mit MOXIS nicht nur fortsetzen, sondern auch beschleunigen wollten. Seit März wird dieser Prozess vollständig mit MOXIS gelöst. Wir haben einen optimalen Support durch XiTrust bekommen, deren Customer Operations-Team das alles unglaublich schnell für uns umgesetzt hat!“
Und weil der Finanzverantwortliche von ibis acam von Haus aus jemand ist, der gut rechnen kann, weiß Leopold Fischl auch präzise, was MOXIS für sein Unternehmen leistet. „Über das Jahr hinweg sparen wir mit MOXIS bis zu 1.500 Arbeitsstunden in Kombination mit erheblichen finanziellen Entlastungen für ibis acam!“ Dieser Effizienz-Sprung ist für ihn gleichzeitig das beste Argument, künftig sämtliche interne Dokumente mit MOXIS zu signieren. „empowering people“ – mit MOXIS.
