Die digitale Lösung für die Tagesroutine Zahlungsfreigaben
Effizienter, schneller, sicherer.
Die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA) ist das zweitgrößte Versicherungsinstitut Österreichs und zuständig für die Durchführung der Pensions- und Krankenversicherung aller
selbstständig Erwerbstätigen. Das Budget der SVA belief sich im Jahr 2017 auf mehr als fünf Milliarden Euro. Für die anspruchsvollen Freigabeprozesse nutzt die SVA XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe.
Die Motivation, MOXIS in die Geschäftsprozesse zu integrieren, gründet auf sehr vielen schwarzen Mappen mit Dokumenten, die auf eine oder mehrere Unterschriften warten. Das klassische Prozedere: Die Mappen „wandern“ durch das Haus. Aufgrund der Verfügbarkeiten der Zeichnungsberechtigten vergehen da mehrere Stunden oder sogar Tage, bis ein Dokument per Unterschrift freigegeben ist und im Workflow seinen Weg weitergehen kann.
STATEMENT
«Der große Vorteil der elektronischen Unterschriftenmappe ist sicherlich die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und ortsungebunden signieren zu können. Die MOXIS-App für das iPad macht das mobile Unterschreiben zusätzlich einfacher»
Mag. Florian Egger,
Abteilungsleiter Organisation & IKT, SVA
VORTEILE
» Minimierung des Fehlerrisikos bei papierbasierten Prozessen
» Integration in bestehende Systeme durch die Anbindung an MS SharePoint
» Einfaches mobiles Signieren über die MOXIS iPad-App
Die SVA suchte eine effiziente digitale Lösung für die Tagesroutine Zahlungsfreigaben. Nach internen Schätzungen geht es dabei um Auszahlungen an die Versicherten von durchschnittlich einer Million Euro pro Tag. Deshalb wurden intern Optimierungsmöglichkeiten für den gesamten Zahlungsfreigabeprozess definiert. Vorher hat die SVA die Freigaben und die Zahlungsanweisungen mehrstufig in Papierform zusammengetragen. Die Erfahrungen entsprachen aber nicht mehr den hohen
Qualitätsanforderungen, denn solche Prozesse sind im operativen Bereich immer mit einem gewissen Fehlerrisiko behaftet.
Um dieses Risiko zu minimieren, wurde eine mehrstufige Freigabe und Genehmigung erforderlich – ein zeitraubender und kostenintensiver Vorgang.
Das hat sich mit MOXIS grundlegend gewandelt. Hier behält die SVA jederzeit die Übersicht über den Dokumentenstatus im Workflow. Für die SVA liegt der große Vorteil der elektronischen Unterschriftenmappe in der Möglichkeit, Dokumente jederzeit und ortsungebunden signieren zu können. Die MOXIS-App für das iPad macht das mobile Unterschreiben zusätzlich einfacher. Außerdem entfällt ein Großteil des logistischen Aufwands, der entsteht, wenn Papierdokumente zwischen mehreren Zeichnungsberechtigten und somit Abteilungen physisch hin und her transportiert werden müssen. Die SVA schöpft mit MOXIS weitere Einsparungspotenziale aus, da der Papierausdruck von Dokumenten und Kopien für Ablagen komplett wegfällt: Der gesamte Prozess kann nun digital dargestellt werden.
BACKGROUND
Die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (SVA) mit Sitz in Wien ist Versicherungsträger für die Pensions- und Krankenversicherung der selbständig Erwerbstätigen. Die Zuständigkeit erstreckt sich auf das gesamte Bundesgebiet. Die SVA ist eine Körperschaft des öffentlichen
Rechts und hat Rechtspersönlichkeit.
Für die IT-Verantwortlichen liegt ein entscheidender Vorteil von MOXIS darin, dass das System offen ist für die Verarbeitung aus unterschiedlichen Quellen und Systemen. Management und Führungskräfte erhalten so die Möglichkeit, Freigaben und Unterschriften langfristig an einer zentralen Stelle zu leisten, wo vorher unterschiedliche Systeme bedient werden mussten.
Effizienter, schneller, sicherer – ein kleiner, aber umso wichtigerer Baustein zur Weiterentwicklung der SVA-internen Arbeitsprozesse.
