Zwei Hälften eines Puzzles
Seit 30 Jahren am Markt, ist die H&S Heilig und Schubert Software AG heute einer der führenden IT-Anbieter für das Management von Dokumenten. Der XiTrust-Partner findet es „kongenial“, seinen Kunden jetzt auch die elektronische Signatur mit MOXIS als Paketlösung anbieten zu können. Das XiTrust-Magazin hat mit Martin Leitner, CEO von Heilig und Schubert, gesprochen.
Die Mission von Heilig und Schubert ist schnell auf den Punkt gebracht: Der „Büroalltag ist kompliziert geworden. Das wollen wir ändern.“ So steht es auf der Homepage des Wiener Softwareherstellers. Im Gespräch mit Martin Leitner kommt man bei diesem Thema sehr schnell in die Tiefe. „Es geht darum“, sagt der CEO des XiTrust-Partners, „der wachsenden Datenmenge mit sinnvollen Konzepten zu begegnen und gleichzeitig den Büroalltag zu vereinfachen.“
Das Portfolio von Heilig und Schubert umfasst sämtliche dokumentengebundene Prozesse eines Unternehmens. Von der Personalakte, der Kundenakte über Rechnungen bis zum Vertragsmanagement. „Die Welt eines Unternehmens besteht heute aus Informationen“, sagt CEO Leitner. „Je höher deren Qualität und Verarbeitung sind, desto besser unterstützen sie Unternehmen und führen letztlich zum Erfolg.“ Am Anfang jeder unternehmerischen Aktivität, so Leitner, steht schließlich immer ein Dokument. „Unsere ECM-Lösungen tragen dazu bei, alle Daten und Dokumente, die während eines Vorgangs entstehen, zu bündeln, die Informationen aus verschiedenen Quellen zu erfassen und zusammenzuführen.“ Für den Manager Leitner ist gelungenes Enterprise-Content-Management per se die Grundvoraussetzung für die Digitalisierung von Prozessen.
Schwerpunkt DACH-Region
Mehr als 400 Kunden nutzen heute die Produkte und das Know-how von Heilig und Schubert. Darunter Namen wie A1, Magenta, Magna, Rewe, Krones oder Grawe – ein Kundenstamm, der über die Jahre behutsam aufgebaut worden ist. Aktiv auf dem gesamten europäischen Markt, sieht Heilig und Schubert seinen Schwerpunkt in der DACH-Region. Getrieben auch von den paradigmatischen Änderungen im Arbeitsalltag durch Lockdown-Maßnahmen, ist das Thema elektronische Signatur noch einmal stärker in den Mittelpunkt gerückt.
„Es ging uns darum, das Dokumentenmanagement noch sicherer zu gestalten“, erläutert Leitner. Dazu gehört für XiTrust-Partner Heilig und Schubert inzwischen standardmäßig die elektronische Signatur. Allein schon, um ein Dokument nachweislich gegen nachträgliche Änderungen abzusichern. „Das ist ein häufiger Anwendungsfall. Es spart einfach Zeit, wenn der Anwender jedes Dokument sofort weiterverarbeiten kann, ohne noch eine Kontrollschleife einzuziehen!“ Für Heilig und Schubert war dabei ein zentrales Anforderungskriterium, dass die Rechtssicherheit der Dokumente jederzeit gewahrt bleibt und alle datenschutzrechtlichen Vorgaben des Gesetzgebers in Europa erfüllt sind.
– Martin Leitner, CEO bei Heilig & Schubert
Externe Freigabeprozesse
Dafür haben die Wiener ECM-Spezialisten einen Partner gesucht, dessen Schwerpunkt ebenfalls in der DACH-Region zu finden ist. „XiTrust haben wir bei gemeinsamen Kundenprojekten kennengelernt und schnell gemerkt, dass unsere Produkte einander kongenial ergänzen, wie zwei Hälften eines Puzzles“, sagt Martin Leitner. Nicht nur die Produktreife und Funktionsvielfalt von MOXIS hat den CEO schließlich überzeugt. Dass XiTrust als einer der beiden größten Anteilseigner des eIDAS-konformen Trust Centers A-Trust reiche Erfahrung gerade in allen Rechtsfragen rund um die elektronische Signatur mitbringt und wie Heilig und Schubert in der DACH-Region zu Hause ist, hat am Ende den Ausschlag für die Partnerschaft gegeben.
Ein Baustein dieser Partnerschaft sind Freigabeprozesse, an denen auch externe Unternehmenspartner beteiligt sind. „Revisionssichere Signaturlösungen haben gerade in Zeiten dezentralen Arbeitens an Bedeutung gewonnen“, berichtet Martin Leitner. Gefragt war eine Lösung, die wahlweise On-Premises oder cloudbasiert einsetzbar ist. „Am Ende geht es dabei immer wieder um die Frage nach der Handlungsfähigkeit auch in einem schwieriger gewordenen, durch Remote-Arbeit ergänzten Umfeld.“
Dass Konzepte wie Homeoffice künftig die Büropräsenz substituieren könnten, glaubt Martin Leitner nicht. „Wir haben gesehen, dass das gut funktioniert und dass es Lösungen gibt, die dies optimal unterstützen. Aber am einfachsten für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist immer noch die direkte Kommunikation. Darauf sollten wir auch in Zukunft nicht verzichten.“
