Schnell, rechtssicher und grün
Der Austausch von Dokumenten – noch dazu rechtsgültig signiert – mittels analogem Postversand ist so schnell nicht wegzudenken. Zumal Alternativen oft nicht die volle Anerkennung erfahren oder unsicher sind. Wie lässt sich die Briefkommunikation dennoch nachhaltiger, smarter und vor allem rechtssicher gestalten? Der XiTrust-Partner output.ag hat mit dem bitkasten die digitale Variante des Briefkastens entwickelt. Jegliche Post – mit und ohne elektronische Signatur – kann empfangen, gelesen und lebenslang archiviert werden.
Prozesse intelligent digitalisieren
Die Digitalisierung der Briefkommunikation ist aber nur der erste Schritt auf dem Weg zu einer nachhaltigeren und effizienteren Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Bürgern. Weitere Optimierung der Produktivität und Prozesskosten erfahren Unternehmen durch die Digitalisierung von papierbezogenen unternehmensinternen Prozessen und die digitale Vertragsabwicklung. So werden aus dem Versand von dummen, analogen Dokumenten intelligente und digitale Prozesse und Workflows.
Durch die Integration von MOXIS im bitkasten können sämtliche Dokumente rechtsgültig elektronisch signiert verschickt werden. „Mit MOXIS haben wir eine Antwort auf die Anforderungen unserer Kunden.“, sagt Iris Hagemann. „Wichtige Dokumente verlangen per Gesetz eine rechtsgültige Unterschrift. Durch MOXIS bleibt unseren Kunden der übliche Aufwand für das Unterschreiben papiergebundener Dokumente erspart. Eine kompakte, sehr smarte Lösung!“
“Mit MOXIS haben wir eine Antwort auf die Anforderungen unserer Kunden.”
– Iris Hagemann, Leiterin Business Development der output.ag
Use Case: Digitalisierung mitarbeiterbezogener Prozesse
Mitarbeiter erhalten Ihre Gehaltsabrechnungen digital und können sie direkt in Ihrem bereitgestellten Archiv speichern. Der HR-Bereich stellt innerhalb von Tagen einen digitalen Service z.B. für Urlaubsanträge, Job-Tickets etc. zur Verfügung. Interne Kommunikation erreicht auch die gewerblichen Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail und Intranet-Zugang.
Informierte und zufriedene Mitarbeiter sind maßgeblich für den Erfolg des Unternehmens. Je größer die Mitarbeiterzahl eines Unternehmens, desto dynamischer seine Personalentwicklung und wichtiger die Kommunikation. Doch nicht immer haben alle Mitarbeitenden Zugriff auf E-Mail oder das Intranet. Daher gilt es neue Wege zu bestreiten, um den Streuverlust beispielsweise vom „Schwarzen Brett“ zu reduzieren. Mit dem bitkasten haben die Mitarbeitenden zu jeder Zeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Informationen – sei es interne Informationsschreiben, Betriebsratsaushänge oder jegliche Personalpost wie etwa Lohnabrechnungen und Renteninformationen. Der bitkasten wird hier zum zentralen Mitarbeiterarchiv. Selbst bei einem Arbeitgeberwechsel bleibt er für den Nutzer bestehen.
„Die Idee ist, den gesamten Dokumentenaustausch ab dem Beginn des Rekrutierens eines neuen Mitarbeitenden bis zu dessen Rente zu digitalisieren. Hierdurch kann der erheblichen Verwaltungsaufwand für papiergebundene Prozesse und für alle zu signierenden Dokumente wie zum Beispiel Arbeitsverträge und Vertragsänderungen reduziert werden.“ Iris Hagemann betont weiter „Die Digitalisierung von Onboarding-Prozessen ist für viele Unternehmen ein Unterscheidungsmerkmal beim Rekrutieren neuer Talente und wird daher immer wichtiger.”
