Einfaches und sicheres Vertragsmanagement mit XiTrust MOXIS
Freiheit für Freelancer.
Unternehmen, die häufig mit Freelancern arbeiten, sind bemüht, ein möglichst effizientes Vertragsmanagement aufzusetzen. Die Realität sieht anders aus: Die gängige Praxis ist noch immer von zahlreichen Medienbrüchen gekennzeichnet. Projektbezogene Verträge werden digital erstellt, ausgedruckt und dann – nicht selten auf dem zeitraubenden Postweg – an den Freelancer geschickt. Diese(r) unterzeichnet händisch und schickt das Vertragsdokument an den Auftraggeber zurück. Dort wird der signierte Vertrag wiederum eingescannt und in den digitalen Arbeitsprozess zurückgespielt.
Wird das Vertragsdokument per E-Mail verschickt, druckt es der Freelancer aus, unterschreibt es mit Kuli und mailt das neuerlich eingescannte Dokument an den Auftraggeber zurück.
STATEMENT
«Einer unserer Freelancer hat seinen Sitz in Argentinien. Die durchschnittliche Laufzeit für Post dorthin beträgt 12-16 Werktage pro Richtung. Obwohl er sich etwas Zeit gelassen und den Vertrag erst nach einigen Tagen unterschrieben hat, wurde die Briefpost um Längen geschlagen!»
Thomas Gasteiger
Projektmanager, GULP
VORTEILE
» qualifizierte elektronische Signatur bei projektbezogenen Verträgen, zeit- und ortsunabhängig
» Keine Zeitverluste mehr durch den Postweg
» Vermeidung sinnloser Medienbrüche
» Gewährleistung von Datenintegrität und -authentizität
Ein umständliches Verfahren, das Zeit kostet – und bei einem engen Projektzeitrahmen im Zweifel auch Geld. Nicht selten geht dieses konservative Verständnis von Vertragsmanagement auch auf Kosten der Sicherheit: Sensible Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, können „unterwegs“ von Dritten eingesehen und sogar verändert werden. Datenintegrität und -authentizität sind nicht gewährleistet.
Durchgängig digital
Immer mehr Unternehmen haben sich deshalb für die rechtssichere Fernsignatur entschieden, zum Beispiel der deutsche Personaldienstleister GULP, dessen Vertragsmanagement auf die Zusammenarbeit mit hochqualifizierten Freelancern abzielt. Hintergrund: Gerade die Kommunikation per Post ist bei Freiberuflern naturgemäß erschwert. Häufig arbeitet diese Berufsgruppe in Projekten abseits ihres eigenen Büros bei den Kunden vor Ort, sodass seltener Gelegenheit besteht, die Briefpost zu bearbeiten.
MOXIS macht es möglich
Unternehmen wie GULP nutzen deshalb XiTrust MOXIS, die elektronische Unterschriftenmappe. Sie ist das maßgeschneiderte Tool, um das Vertragsmanagement vollumfänglich zu digitalisieren und abzusichern. Ausgestattet mit einer digitalen Identität, die per Video-Ident-Verfahren ausgestellt wird und den Antragssteller einmalig weniger als 10 Minuten Zeit kostet, können beliebig viele Dokumente per Fernsignatur qualifiziert elektronisch unterschrieben und sofort versendet werden. Insbesondere bei Freiberuflern kommt der zentrale Vorteil dieses Vorgehens zum Tragen: Mit dem elektronischen Unterschriftenverfahren werden Dokumente orts- und zeitunabhängig digital unterschrieben. So bleibt mehr Zeit für das Wichtigste: das Projekt.
BACKGROUND
GULP ist ein führender Personaldienstleister in den Bereichen IT, Engineering und Finance. Eingebettet in den leistungsstarken Verbund der Randstad-Gruppe, vereinigt GULP das spezialisierte Know-how aus vielen Jahren Erfahrung im Professionals-Bereich mit der Sicherheit und dem umfassenden Angebot eines weltweit führenden Konzerns.
Die Datenbank von GULP umfasst über 90.000 Profile von selbstständigen IT-Experten, die an rund 4.500 Kunden aus
den unterschiedlichsten Bereichen vermittelt werden können.
