Wie Signaturprozesse in der HR-Abteilung mit XiTrust MOXIS digitalisiert werden
Kultur der Genauigkeit.
Karin Koch bevorzugt Fakten Schwarz auf Weiß. Die Leiterin des Bereichs Human Resources Corporate Services arbeitet seit mehr als 20 Jahren für die AVL und weiß deshalb, dass der Unternehmenserfolg von absoluter Genauigkeit lebt. Ein Prinzip, das bei dem innovativen Industrieunternehmen welt-weit oberste Priorität besitzt. Die Ergebnisse müssen bei Entwicklung und Test von Antriebssystemen nun mal stimmen, und zwar bis auf die letzte Stelle hinterm Komma. „Unser wertvollstes Kapital bleiben unsere Mitarbeiter“, weiß Karin Koch. Von den welt–weit mehr als 10.000 Mitarbeitern wird die Kultur der Genauigkeit persönlich mit jeder Faser gelebt.
STATEMENT
«Sämtliche Freigabeprozesse in SAP und SharePoint werden in MOXIS verheiratet. Die Mitarbeiter können alles in einem Schritt erledigen, brauchen die Oberfläche nicht zu verlassen!»
Karin Koch
Head of HR Corporate Services, AVL
VORTEILE
» deutlich höhere Rücklaufquote im Vergleich zu Papierprozessen
» persönliche Note mit originalen Unterschriftbildern
» Möglichkeit des weltweiten Roll-out
In der Vergangenheit hatte die AVL die Signaturprozesse noch analog aufgesetzt. Ein Verfahren, an das sich Karin Koch mit gemischten Gefühlen erinnert. Jedes Dokument wurde per Hauspost zur handschriftlichen Signatur in den Fachbereich weitergeleitet. Begleitend hat die zuständige Sachbearbeiterin eine Kopie einbehalten mit dem Vermerk, wann das Dokument ausgeschickt wurde. „In Einzelfällen hat man erst nach Wochen auf der Tonspur erfahren, dass das Dokument nicht angekommen ist, der Abteilungsleiter gerade urlaubt oder sich die Unterschrift aus anderen Gründen verzögert.“ Eine Situation, die Profis wie Karin Koch nicht gut schlafen lässt. Den Qualitätssprung durch MOXIS sieht die HR-Managerin in der lückenlosen Nachvollziehbarkeit des gesamten Signaturvorgangs. „Die Rücklaufquote bei digitalem Signatur-Workflow ist deutlich höher als bei papiergebundenen Prozessen“, sagt Koch, die außerdem die Möglichkeit schätzt, mit MOXIS endlich mobil und im Stapel signieren zu können: „Im analogen Szenario sammeln sich in meiner Mappe die Dokumente und ich muss physisch anwesend sein, um diese einzeln zu unterzeichnen.“
Für die AVL war die Entscheidung für MOXIS auch von globalen Aspekten geprägt. Das Unternehmen hat bewusst eine Signaturlösung gesucht, die weltweit ebenso funktioniert wie im Headquarter in Graz. Koch und ihre Kollegen aus dem IT Department schätzen dabei die große Integrationsfähigkeit von MOXIS: „Sämtliche Freigabeprozesse in SAP und SharePoint werden in MOXIS verheiratet. Die Mitarbeiter können alles in einem Schritt erledigen, brauchen die Oberfläche nicht zu verlassen!“
Das i-Tüpfelchen der neuen AVL-Signaturlösung sieht Karin Koch in der Möglichkeit mit originalen Unterschriftbildern elektronisch zu signieren. Das, sagt sie, verleihe auch dem elektronischen Signaturvorgang eine persönliche Note. Und auf die legt man im Hause AVL traditionell besonderen Wert.
BACKGROUND
Die Anstalt für Verbrennungskraftmaschinen List (AVL) gibt es unter diesem Namen seit 1948. Was als Ingenieursbüro von Prof. Dr. Hans List begann, ist heute ein global agierendes Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, über 4.000 davon am Headquarter in Graz. Kerngeschäft ist die Entwicklung und der Test von Antriebssystemen sowie die Erforschung alternativer Antriebe wie z.B. die Brennstoffzellen-Technologie. Die AVL erzielt einen Jahresumsatz von 1,75 Milliarden Euro (2018).
