Europas führender Motoradhersteller unterschreibt digital
Signieren auf der Überholspur.
Wenn Wolfgang Zwicknagl morgens an seinem Büroschreibtisch Platz nimmt, hat er die ersten Entscheidungen des Tages schon gefällt und weitergeleitet: Per elektronischer Signatur mit XiTrust MOXIS, der professionellen Unternehmenslösung für Systems of Agreement. Als Vice President IT & Organization arbeitet er seit Jahren konsequent an papierlosen Prozessen bei KTM, dem größten Motorradhersteller Europas. „Unser Horizont bei KTM ist ganz klar, papiergebundene Prozesse durch digitale zu ersetzen“, sagt Zwicknagl, der selbst passionierter Motorradfahrer ist und eine stylische Husqvarna sein Eigen nennt. „Die elektronische Signatur spart Zeit und macht unsere Prozesse noch transparenter!“ MOXIS spielt dabei eine Schlüsselrolle.
STATEMENT
«Motorsport ist für uns nicht nur ein Produkt. Es ist unsere Kultur, unsere DNA. Deshalb ist alles, was der Beschleunigung dient, bei KTM immer willkommen. So wie MOXIS!»
Wolfgang Zwicknagl,
Vice President IT & Organization, KTM AG
VORTEILE
» Zeitersparnis durch die mobile qualifizierte Signatur
» Einfache Integration in bestehende Systeme
» Transparente Prozesse
Im Zeichen der Veränderung
Von 2014 bis 2016 haben Zwicknagl und sein Team die Systemlandschaft und IT-Infrastruktur bei KTM „einmal umgedreht“, wie er es formuliert, und auf SAP umgestellt. „In diesem Kontext haben sich naturgemäß viele Prozesse verändert.“ Für ein international stark wachsendes Unternehmen stellen papiergebundene Prozesse irgendwann eine besondere Herausforderung dar, „wenn man den hohen Qualitätsansprüchen auch in Zukunft gerecht werden will“, weiß Zwicknagl. Beim aufwändigen Digitalisierungsprozess im Hause KTM ist am Ende nicht viel offen geblieben. Zu den Dingen, die dann doch noch fehlten, gehörten qualifizierte elektronische Unterschriften.
Integration im Vordergrund
Motiviert durch den Zeitaufwand für das Einsammeln der nötigen Unterschriften in analoger Form, hat KTM nach einer Signaturlösung gesucht, die sich einfach integrieren lässt. „Ausgangsfrage war: wie gehen wir grundsätzlich mit dem Thema Unterschriften um?“, erläutert Zwicknagl. „Als Unternehmen unserer Größe hat man eine hochdifferenzierte Unterschriftenregelung, die präzise regelt, wer wofür zeichnungsberechtigt ist.“ Diese Regelung galt es in Einklang zu bringen mit einer neuen Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren. Ziel war es, die Signaturprozesse nach außen zu verbessern. Davon betroffen sind Vorstände, Prokuristen, aber auch Geschäftsführer von Sub-Gesellschaften. Es galt, Non-Disclosure Agreements, Vertragsthemen, Einkauf und Beschaffungen zu beschleunigen und die Prozesse gleichzeitig zu vereinfachen. Hintergrund: Die Unterschriften nach extern waren auch nach der SAP-Umstellung nicht elektronisch unterstützt.
BACKGROUND
Der Name KTM ist Inbegriff für Motorsport weltweit. Weniger bekannt ist, dass das Firmenkürzel ursprünglich für „Kraftfahrzeuge Trunkenpolz Mattighofen“ stand. Gegründet von Hans Trunkenpolz, produziert KTM seit 1954 Motorräder in Serie.
Bis heute hat sich das Unternehmen zu einem Global Player entwickelt, der dem Qualitätslabel Made in Austria seinen Stempel aufdrückt. Mit rund 4.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von knapp 1,5 Milliarden Euro ist KTM heute der größte Motorradhersteller Europas.
Qualifiziert und mobil
In den Signatur-Workflows von KTM gilt gemäß der Unterschriftenregelung zumeist das Vier-Augen-Prinzip. Aufgrund der hohen Mobilität der signaturpflichtigen Entscheider und der räumlichen Distanzen in einem Großunternehmen wie KTM, war es dann oft mühsam, alle Unterschriften zusammenzutragen. Wobei „tragen“ hier durchaus wörtlich zu verstehen ist. „Dabei ist viel Zeit verloren gegangen“, sagt Wolfgang Zwicknagl. „Die Möglichkeit mit MOXIS mobil qualifiziert zu signieren, erlebe ich als große Verbesserung! Da ist es dann zum Beispiel auch möglich zu signieren, wenn man sich gerade bei der MotoGP befindet, die ja bekanntermaßen leider nicht in Mattighofen stattfindet!“
Für KTM ist MOXIS aus dem Stand zum Tempomacher auf dem Weg zum papierlosen Büro geworden. Für die Zukunft ist geplant, MOXIS auch im Kontakt mit Zulieferern und anderen externen Unternehmen weiter auszurollen.
