MOXIS Professional Cloud – FAQ.
Einfach, schnell und sicher. Die richtige Signaturlösung für Ihr Unternehmen.
Nachfolgend finden Sie eine Sammlung häufig auftretender Fragen rund um die Nutzung der E-Signatur-Plattform MOXIS von XiTrust. Diese Seite wird laufend erweitert und ergänzt. Sollten Sie hier dennoch nicht die Lösung für Ihr Problem finden, können Sie sich an unseren Support wenden:
Wir bedanken uns bei Ihnen für Ihr Vertrauen in MOXIS!
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Folgenden auf geschlechterneutrale Formulierungen verzichtet.
Die häufigsten Fragen.
Sollten Sie ihr Passwort vergessen, haben bietet MOXIS die Möglichkeit sich ein neues Passwort ausstellen zu lassen. Klicken Sie einfach in der Anmeldemaske auf „Passwort vergessen?“. Im erscheinenden Fenster können Sie Ihren Benutzernamen eingeben und Sie bekommen einen Link per E-Mail zugesandt, mit dem Sie ihr neues Passwort festlegen können.
Als Hauptdokument – also jenes Dokument, das unterschrieben werden soll – können Sie nur PDF-Dokumente hochladen. Sollten Sie andere Dokumente zum Auftrag mithochladen wollen, haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Dateiformate als Beilage hochzuladen.
Signiert wird jedoch immer nur das Hauptdokument. Dieses muss immer vom Format PDF sein.
Dieser Fehler kann verschiedene Gründe haben. Eine häufige Ursache dafür ist, dass das PDF-Dokument passwortgeschützt ist.
Im Dashboard (dem Startbildschirm) von MOXIS kann im Bereich „Benutzerprofil“ die Kachel „Unterschriftenprofil“ angeklickt werden, um das Unterschriftenprofil individuell anzupassen. Benutzer*innen haben die Möglichkeit, eine Signaturvisualisierung zu zeichnen, ein Unterschriftenbild hochzuladen sowie die Bildunterschrift individuell anzupassen.
Arbeiten in MOXIS.
Eine Entscheidungsebene bezeichnet in MOXIS einen einzelnen Schritt in einem sequentiellen Unterschriftenprozess. Bei der Definition der Entscheidungsebene wird zunächst die Qualität der Signatur bestimmt (Unterschrift, Freigabe, Externe Unterschrift, Externe Freigabe). In einer bestimmten Entscheidungsebene kann die Signaturqualität nicht variiert werden.
Im nächsten Schritt werden die Personen festgelegt, die in dieser Entscheidungsebene freigeben bzw. unterschreiben sollen. Die hinterlegten Personen können den Auftrag auf dieser Entscheidungsebene parallel bearbeiten. Optional kann auch eine Bemerkung für diese Entscheidungsebene angegeben werden.
Bei einer Freigabe wird das Dokument entweder nur in MOXIS als freigegeben markiert (ohne dass irgendeine Art von Signatur am Dokument angebracht wird), oder das Dokument wird mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) unterschrieben.
Eine Unterschrift ist immer eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), welche die gleiche Rechtswirkung wie eine händische Unterschrift hat. Dabei wird in MOXIS per Fernsignatur via Mobiltelefon unterschrieben. Voraussetzung dafür ist eine digitale Identität (siehe Abschnitte „Digitale Identität: Handy-Signatur“ bzw. „Digitale Identität: xIDENTITY“).
Mit der Funktion externe Freigabe bzw. Unterschrift können Dokumente per E-Mail auch an Personen, die nicht in MOXIS als Benutzer angelegt sind (da sie z. B. nicht im Unternehmen tätig sind), übermittelt werden. Der in der E-Mail enthaltene Link ermöglicht einer externen Person, genau diesen einen Auftrag einzusehen und freizugeben bzw. zu unterschreiben oder auch abzulehnen. Zum Einladen einer externen Person wird beim Anlegen der Entscheidungsebene der Typ „externe Freigabe“ bzw. „externe Unterschriftt“ ausgewählt und die E-Mail-Adresse(n) der betreffenden Person(en) angegeben.
Der Auftragsstatus beschreibt, in welcher Phase sich ein Auftrag befindet. Nach dem Anlegen und Versenden eines neuen Auftrags befindet sich dieser im Status „Offen – In Bearbeitung“. Der Auftrag verbleibt solange in diesem Status, bis er einen finalen/geschlossenen Status erreicht. Aufträge, die alle erforderlichen Unterschriften erhalten haben, werden mit dem finalen Status „Erfolgreich“ abgeschlossen.
Aufträge können drei finale Status – „Erfolglos“ erreichen:
- Abgebrochen: Ein Auftrag wurde vom Auftraggeber oder vom Verwalter abgebrochen
- Abgelehnt: Ein Auftragnehmer hat die Unterschrift oder Freigabe abgelehnt
- Abgelaufen: Der Auftrag wurde nicht vor dem Ablaufdatum beendet
Zusätzlich gibt es den Status „In Nachverarbeitung“. Dieser Status stellt oft einen Übergangszustand zwischen einem offenen und geschlossenen Auftrag dar. Es wird ein automatischer Nachverarbeitungsschritt durchgeführt, der aber keine Benutzerinteraktion erfordert (z.B. Archivierung, Weiterleitung an eine andere Applikation).
Mit einem Platzhalter legt der Auftraggeber fest, wo auf dem Dokument eine Signatur visualisiert wird. Zusätzlich enthält ein Platzhalter Informationen über die Entscheidungsebene, die Signaturqualität und wer berechtigt ist, an dieser Stelle zu signieren. Im Zuge einer Signatur bzw. Freigabe wird der Platzhalter durch eine Signaturvisualisierung, deren Aussehen der Unterschreiber festlegen kann, ersetzt. Beim Anlegen eines Auftrags können Platzhalter durch die Auswahl der Option „Visualisierungen werden auf den Signaturpositionen angebracht“ per Drag & Drop an die gewünschten Stellen im Dokument hinterlegt werden. Diese Option ist beim Anlegen eines Auftrags als Standard voreingestellt.
Platzhalter können schon vor dem Upload in MOXIS am Dokument angebracht werden – dies eignet sich besonders gut, um Dokumentenvorlagen, die immer wieder verwendet werden sollen, zu definieren. Zu diesem Zweck können Platzhalter in einem Bildformat aus MOXIS heruntergeladen und in eine entsprechende Vorlage z.B. in MS Word eingebettet werden.
Die Verwendung von Platzhaltern ist optional und wird genutzt, wenn eine Positionierung und Verwendung einer Unterschriftenvisualisierung erwünscht ist. Die Visualisierung der Unterschrift auf einem Dokument hat für den rechtlichen Aspekt der elektronischen Signatur keinerlei Bewandnis!
Beim Anlegen eines Auftrags kann bei Wahl der Signaturposition die Option „Visualisierung auf einem Unterschriftenblatt“ gewählt werden. Dadurch wird dem zu unterschreibenden Dokument ein zusätzliches Unterschriftenblatt hinzugefügt, auf das die Visualisierung(en) der elektronischen Unterschrift(en) aufgebracht werden. Dies eignet sich besonders für Dokumente, in denen kein eigener Bereich für das Anbringen von Unterschriften vorgesehen ist.
Die Abkürzung WCAG steht für Web Content Accessibility Guidelines (englisch für „Richtlinien für barrierefreie Webinhalte“). Diese Richtlinien sind ein internationaler Standard zur barrierefreien Gestaltung von Internetangeboten. MOXIS ist WCAG-konform und kann somit bei aktiviertem WCAG-Modus von motorisch oder seheingeschränkten Personen bedient werden. Der WCAG-Modus kann individuell je Benutzer in den Benutzereinstellungen aktiviert werden.
Digitale Identität: Handy-Signatur.
Für Personen mit Wohnsitz in Österreich ist die Handy-Signatur die persönliche Unterschrift im Internet. Sie ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und somit Ihr digitaler Ausweis im Netz. Mit der Handy-Signatur haben Sie Zugang zu mehr als 200 E-Services aus Wirtschaft und Verwaltung.
Die Aktivierung einer Handy-Signatur kann durch die persönliche Registrierung bei einer Registrierungsstelle oder online über diverse Portale erfolgen. Pro Mobiltelefonnummer kann nur eine Handy-Signatur ausgestellt werden. Aktivierung und Verwendung der Handy-Signatur sind kostenlos.
Für die Aktivierung bei einer Registrierungsstelle benötigen Sie:
- Ihr Mobiltelefon mit einer österreichischen Mobilfunknummer
- einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (z.B. Reisepass, österreichischer Führerschein)
Ihr Zertifikat für die Handy-Signatur ist fünf Jahre gültig und muss danach erneuert werden. Haben Sie bei der Aktivierung eine E-Mail-Adresse angegeben, so erhalten Sie 30 Tage vor Ablauf des Zertifikates eine Verständigungsmail und werden zur Online-Verlängerung aufgefordert. Nutzen Sie diese Möglichkeit und verlängern Sie Ihre Handy-Signatur ganz einfach in wenigen Minuten selbst. Bedenken Sie, dass diese Möglichkeit nur in diesen dreißig Tagen nach Erhalt der E-Mail besteht.
Eventuell werden Sie auch im Rahmen der Nutzung Ihre Handy-Signatur zur erneuten Aktivierung aufgefordert, wenn Sie die Handy-Signatur innerhalb von 30 Tagen vor Ablauf des Zertifikates nutzen. Hier müssen Sie zur Verlängerung das Ihnen noch verbleibende Zeitfenster bis zum Ablauf des bestehenden Zertifikates in Anspruch nehmen.
Ist das Zertifikat bereits abgelaufen (also nach Ablauf dieser 30 Tage), dann ist es notwendig, die Handy-Signatur über eine der oben beschriebenen Möglichkeit neu aktivieren zu lassen.
Weitere Informationen zur Handy-Signatur finden Sie hier.
Digitale Identität: xIDENTITY.
xIDENTITY ist die digitale Identität von XiTrust & A-Trust. Eine solche digitale Identität – basierend auf einem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters – ist erforderlich, um Dokumente per Fernsignatur rechtsgültig elektronisch zu signieren. Für Personen mit Wohnsitz in Österreich entspricht die Handy-Signatur der Funktion von xIDENTITY.
Möglichkeit 1:
Persönlich bei einem sogenannten Registration Officer (RO) – eine unternehmensinterne Person, die eine entsprechende Schulung absolviert hat. Dazu sind ein amtlicher Lichtbildausweis sowie das Mobiltelefon erforderlich, der Registrierungsvorgang dauert 5-10 Minuten. Dabei überprüft der RO Ihre Identität und bestätigt die Daten mit seiner bestehenden xIDENTITY. Danach wird das qualifizierte Zertifikat vom Trust Center ausgestellt. Dabei legen Sie ein Signaturpasswort fest, das bei jedem Signaturvorgang benötigt wird.
Möglichkeit 2:
Online via Video-Identifikationsverfahren. Dazu sind neben einem amtlichen Lichtbildausweis und dem Mobiltelefon eine Internetverbindung sowie Webcam-Zugang nötig. Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars wird Ihre Identität in einer Websession (durchgeführt von XiTrust-Partner WebID Solutions) überprüft. Nach erfolgreicher Prüfung wird das qualifizierte Zertifikat vom Trust Center ausgestellt. Dabei legen Sie ein Signaturpasswort fest, das bei jedem Signaturvorgang benötigt wird.
Abhängig von der Konfiguration der MOXIS-Instanz in Ihrem Unternehmen kann die Möglichkeit zur Registrierung direkt auf dem MOXIS-Dashboard angezeigt werden. Ist dies nicht der Fall, können Sie sich hier registrieren.
Weitere Informationen zur xIDENTITY finden Sie hier.
Unterschreiben per Fernsignatur.
Das Signaturpasswort lässt sich aus Sicherheitsgründen nicht zurücksetzen – in diesem Fall müssen Ihre digitale Identität (Handy-Signatur bzw. xIDENTITY) erneut aktivieren. Das Signaturpasswort können Sie wieder selbst bestimmen. Das Zertifikat Ihrer bisherigen digitalen Identität wird mit diesem Vorgang automatisch widerrufen.
Die Trust Center Services sind womöglich gerade offline. Eine Statusübersicht finden Sie hier.
Dies liegt womöglich an Ihrem Netzbetreiber. Fragen Sie bei Ihrem Netzbetreiber nach – sollte das Problem nicht dort liegen, kontaktieren Sie direkt den Vertrauensdiensteanbieter A-Trust. Da wir dieses Problem des Öfteren bei Personen im Ausland feststellen, empfehlen wir außerhalb Österreichs die Nutzung der „Handy-Signatur App“ von A-Trust (kostenlos erhältlich in den gängigen App Stores).
