Digitale Administration:
E-Signatur an der Karl-Franzens-Universität
Mehr Zeit für Forschung und Lehre.
Papier ist bekanntlich geduldig. Da machen die administrativen Abläufe einer der modernsten Universitäten Europas keine Ausnahme. Ob Antrag oder Anerkennungsbescheid – das Prozedere ist papierbasiert und von einem logistischen Aufwand geprägt, der Medienbrüche, Umwege über die Post und jede Menge Lauferei mit sich bringt:
Die einzureichenden Unterlagen müssen in Papierform vorbeigebracht werden, die ausgedruckten Bescheide werden handschriftlich unterzeichnet. Erst nach Vorlage des Studentenausweises kann der Bescheid bei der Koordinationsstelle abgeholt werden – oder er wird als Einschreiben postalisch zugestellt.
Dieses etwas zeitraubende Verfahren soll schon bald vollständig abgelöst werden. In einem Projekt hat die Karl-Franzens-Universität Graz gemeinsam mit XiTrust den Startschuss für die Digitalisierung administrativer Prozesse gegeben. Den Anfang macht die Geisteswissenschaftliche Fakultät. Unter ihrem Dach sind Studienfächer wie Germanistik, Musikwissenschaft und Amerikanistik untergebracht.
STATEMENT
«Die Studierenden von heute
sind mit einem digitalen Lifestyle
aufgewachsen. Dem haben auch
wir als Bildungsinstitution Rechnung
zu tragen. Am Ende des Tages geht
es um Effizienzsteigerung und die
moderne Verwaltung so schlank wie
möglich zu gestalten.»
Christian Marzluf, IT-Leiter,
Karl-Franzens-Universität Graz
VORTEILE
» Beschleunigung und Vereinfachung
administrativer Prozesse
» Einsparung von Papier- und
Druckkosten
» Möglichkeit der Amtssignatur und
der automatisierten elektronischen
Zustellung von Bescheiden
Digital wird original
Das Projekt nimmt den Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, der Prüfungsabteilung und den Studierenden Arbeit ab. Alle anfallenden Bescheinigungen können in der elektronischen Unterschriftenmappe XiTrust MOXIS digital per Fernsignatur unterzeichnet werden, einzeln oder im Stapelverfahren. Neben der qualifizierten elektronischen Unterschrift ermöglicht MOXIS, dass eine Amtssignatur am Bescheid angebracht und der Bescheid nachweislich elektronisch zugestellt wird. Dies erfolgt durch die automatisierte Übergabe der Bescheide an einen elektronischen Zustelldienst.
Für die Universität ergeben sich durch MOXIS erhebliche Kostenvorteile. Dies beginnt bei der Einsparung von Papier- und Druckkosten. Fehleranfällige und bremsende Medienbrüche können vollständig vermieden werden. Durch die Beschleunigung der administrativen Pflichtübungen und die Vereinfachung in der Zustellung von Dokumenten, kann der Einsatz von Personal wesentlich effizienter geplant werden. Denn für die Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen, das Dekanat und die Prüfungsabteilung ebnet XiTrust MOXIS den Weg für schlankere Prozesse: Unterschriften können unabhängig von Ort und Zeit geleistet werden. Wenn es die Angelegenheit erfordert, auch parallel.
Die Lösung von XiTrust ermöglicht die rechtskonforme elektronische Unterschrift mit dem Komfort der Stapelsignatur sowie den rechtssicheren elektronischen Versand der Bescheide an die Studierenden. Alle Bescheide können nun als elektronische PDF-Dokumentation im Archivsystem der Uni Graz platzsparend und sicher aufbewahrt werden. Durch die Amtssignatur ist auch ein Ausdruck des Dokuments rechtsgültig. Eine umständliche und kostenintensive Archivierung von Papierdokumenten entfällt nun gänzlich. Auch die Studierenden profitieren: Der schnelle Prozessdurchlauf und die erhöhte Transparenz erleichtern das Studentenleben, die amtssignierten Bescheide können elektronisch vorlegt oder ausgedruckt werden – die Signatur behält ihre Gültigkeit.
BACKGROUND
Die Karl-Franzens-Universität Graz zählt zu
den größten und traditionsreichsten Hochschulen Österreichs. Mit mehr als 32.500 Studierenden und 4.300 MitarbeiterInnen prägt sie das pulsierende Leben der steirischen Landeshauptstadt Graz.
Ihre geografische Lage begünstigt zudem
den wissenschaftlichen, wirtschaftlichen
und kulturellen Austausch mit dem südöstlichen Europa. Als moderne Stätte der
Wissenschaft führt die Karl-Franzens-Universität Spitzenforschung in zahlreichen
internationalen Projekten und Kooperationen zusammen.
